Stand: 20. Oktober 2026
Wer ist verantwortlich?
St. Nikolaus Gesellschaft St. Karl, Pfarrei St. Karl, Spitalstrasse 93, 6004 Luzern. Fragen zum Datenschutz und Anfragen zu deinen Daten kannst du an kontakt@samichlaus-stkarl.ch richten.
Welche Daten bearbeiten wir und wofür?
Bei der Anmeldung eines Familienbesuchs erfassen wir den Namen der Hauptfamilie und allfälliger Gastfamilien, den Hauptkontakt, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Besuchsadresse, Termin, die Anzahl Kinder und Erwachsenen sowie freiwillige Hinweise. In der Besuchsakte können Angaben zu den Kindern hinzukommen, etwa Vorname, Alter, Schule, Interessen und Hinweise für den Besuch. Wir verwenden diese Angaben, um den Besuch zu organisieren, die Tour zu planen, den Samichlaus und sein Gefolge vorzubereiten und dich wegen der Anmeldung zu kontaktieren.
Für die Bestätigung der Anmeldung senden wir einen zeitlich begrenzten Bestätigungscode an die angegebene E-Mail-Adresse. Den Code speichern wir nur als Prüfsumme. Nach der Bestätigung senden wir den persönlichen Link zur Besuchsakte per E-Mail. Kopien der späteren Besuchs-E-Mails speichern wir intern bei der Besuchsakte, damit wir den Versand nachvollziehen und eine Nachricht bei Bedarf nochmals senden können. Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, bearbeiten wir die Angaben aus deiner Nachricht zur Beantwortung.
Unsere HTML-E-Mails enthalten ein kleines Bild von unserer Website. Wenn dein Mailprogramm dieses Bild lädt, speichern wir für die betreffende Nachricht den Zeitpunkt des ersten und letzten Abrufs sowie die Anzahl der Abrufe. So können wir näherungsweise erkennen, ob eine Mail geöffnet wurde. Manche Mailprogramme laden Bilder automatisch oder blockieren sie; die Anzeige ist daher nicht zuverlässig. Die reine Textversion der Mail enthält kein solches Bild. Links in unseren E-Mails führen über unsere Website zum eigentlichen Ziel. Wenn du einen Link anklickst, speichern wir zur betreffenden Nachricht den Zeitpunkt und das Ziel des Klicks. Auch automatische Linkprüfungen durch Mailanbieter können dabei als Klick erscheinen.
Wenn du den Link erneut anforderst, vergleichen wir deine E-Mail-Adresse, Mobilnummer oder deinen Familiennamen mit vorhandenen Besuchsakten. Den Link senden wir ausschliesslich an die dort gespeicherte E-Mail-Adresse. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir Prüfsummen von Anfrage und IP-Adresse. Einträge, die älter als ein Tag sind, löschen wir bei der nächsten Anfrage.
Wer erhält Zugriff?
Die Angaben sind für die mit der Organisation und Durchführung betrauten Personen zugänglich. Der technische Betrieb und der E-Mail-Versand laufen über unseren Hosting-Anbieter ALL-INKL in Deutschland. Die Besuchsakte ist über den per E-Mail versandten persönlichen Zugangslink ohne zusätzliches Login abrufbar. Wer diesen Link besitzt, kann die Angaben einsehen. Bitte gib ihn nicht an Unbefugte weiter.
Website-Aufruf und Sitzung
Beim Aufruf der Website fallen technisch notwendige Verbindungsdaten an, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserangaben. Der Hosting-Anbieter kann diese Daten zur Auslieferung und Sicherheit der Website in Serverprotokollen verarbeiten. Für die Terminwahl und Anmeldung verwenden wir ein Sitzungs-Cookie. Wir setzen selbst keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein.
Externe Dienste
Auf der Startseite laden wir Schriften von Google Fonts. In der Besuchsakte und bei der internen Tourenplanung kann Google Maps zur Kartenanzeige und Adressverarbeitung eingesetzt werden. Dabei können technische Verbindungsdaten und die jeweilige Adresse an Google übermittelt werden. Wenn du die Adressvorschläge im Anmeldeformular nutzt, wird deine eingegebene Suchanfrage von unserem Server an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation weitergegeben. Diese Dienste können Daten auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten, insbesondere in den USA oder im Vereinigten Königreich.
Wie lange bleiben die Daten gespeichert?
Die Besuchsakten werden derzeit nicht automatisch nach dem Besuch gelöscht. Wir bewahren sie für die Organisation und Nachbearbeitung auf und prüfen Löschanfragen unter Berücksichtigung allfälliger Aufbewahrungspflichten. Das Sitzungs-Cookie ist für die laufende Browser-Sitzung vorgesehen; für Serverprotokolle gelten die Aufbewahrungsregeln des Hosting-Anbieters.
Deine Rechte
Du kannst Auskunft über deine Personendaten sowie deren Berichtigung oder Löschung verlangen. Schreibe dazu an kontakt@samichlaus-stkarl.ch. Damit wir keine Daten an Unbefugte herausgeben, können wir eine geeignete Identitätsprüfung verlangen.
